Для использования в России официального документа, выданного государственными органами и организациями иного государства, необходима его легализация. В настоящее время в мировой практике используются следующие возможные способы легализации документов: консульская легализация и упрощенная легализация, путем проставления в документе апостиля.

Легализация не требуется для документов, исходящих от коммерческих организаций, а также документов, связанных с таможенными операциями (таможенные декларации, соглашения между коммерческими организациями, акты, счета и иные платежные документы).

Консульская легализация.

По общему правилу, официальные документы, для предоставления их на территории иностранного государства, должны быть легализованы. Консульская легализация документа представляет удостоверение его подлинности, а также подлинности выполненных на нем подписей официальных лиц. Такая легализация производится в любом консульском учреждении иностранного государства. Консульская легализация – сложная и многоступенчатая процедура удостоверения подлинности документа. Процедура консульской легализации иностранных документов определена в ст.27 Федерального закона от 05.07.2010 N 154-ФЗ «Консульский устав Российской Федерации» и административным регламентом, утв. приказом МИД России от 18.06.2012 N 9470.

Проставление апостиля.

Официальные документы, выданные органами власти в иностранном государстве, не признаются в России, если на таких документах отсутствует апостиль.

 Упрощение порядка легализации официальных иностранных документов связана с ратификацией Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961г. (Гаага) (далее – Гаагская Конвенция).

В 1992 году Россия присоединилась к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требование об обязательной легализации документов иностранных государств. В соответствии с Конвенцией для официального признания документа необходимо наличие апостиля – отметки уполномоченного государственного органа, удостоверяющей подлинность подписи должностного лица на нем, а также подлинность печати и штампа. Таким образом, для придания иностранному документу юридической силы достаточно проставления на нем апостиля.

Гаагская конвенция не содержит жестких требований к форме апостиля, поэтому в разных странах он проставляется в форме штампа, стикера, рельефной печати, приложения к документу и пр. Апостиль обязательно должен содержать следующие сведения:

• наименование государства, проставившего апостиль;
• ФИО лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ, его должность;
• наименование учреждения, печатью которого скреплен удостоверяемый документ;
• место составления документа, на котором проставляется апостиль;
• дата проставления апостиля;
• номер апостиля;
• ФИО лица, проставившего апостиль, печать и штамп учреждения.

Заголовок апостиля исполняется на французском языке. В случае отсутствия в апостиля хотя бы одного из обязательных реквизитов документ может быть не принят.

Апостиль и консульская легализация могут не использоваться, если международным соглашением предусмотрена иная процедура легализации документов, а также при наличии соглашения, отменяющего или упрощающего его легализацию.

Взаимное признание документов.

В настоящее время у России с рядом иностранных государств подписаны международные соглашения о правовой помощи по уголовным, гражданским и семейным делам, в соответствии с которыми, не требуется специальной легализации документа для использования его в РФ. Достаточно лишь приложить к иностранному документу нотариально заверенный перевод на русский язык.

Такие соглашения заключены с большинством стран СНГ – Арменией, Белоруссией, Казахстаном, Украиной, Молдавией, Таджикистаном, Туркменистаном. Например, Конвенция о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, заключенная 22.01.1993 г. в Минске.

Стоит отметить, что международные договоры РФ о правовой помощи по гражданским, семейным и уголовным делам распространяются и на административные отношения, т.е. разрешают не апостилировать иностранные официальные документы для предоставления их в российские государственные организации и учреждения.

Перевод иностранных документов на русский язык.

В соответствии с Конституцией РФ государственным языком на всей территории России является русский язык. Для предъявления документа, исполненного на иностранном языке, в государственный орган, потребуется приложить к нему нотариально заверенный перевод. Такой перевод выполняется дипломированным переводчиком на русский язык, подпись переводчика удостоверяется нотариусом.